重庆师范大学电子文件归档与管理暂行办法

为了适应我校电子文件归档工作的需要，推进我校档案工作的信息化、现代化建设，加强电子文件的管理和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、中共中央办公厅《电子文件管理暂行办法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档管理规范》（国标GB/T18894－2002）等有关法规，结合学校实际，特制定本办法.

第一章电子文件

第一条 本办法所称电子文件是指我校师生员工在党政、教学、科研管理等活动中形成的具有参考利用价值的并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 

第二条　电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件的归档管理办法执行。　　 

第三条　归档的电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性，归档电子文件应与其它门类各种载体的档案实行集中统一管理。

第二章管理体制和职责

第四条 根据《重庆师范大学档案管理实施细则》要求，各部门、各单位要在原有档案管理工作网络的基础上，加强对电子文件的管理和归档工作。 

第五条 各部门、各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位在教学、科研、管理等工作中形成的具有参考价值的电子文件的收集、管理和向档案馆移交工作。 

第六条 校档案馆负责对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，建立相应的工作制度。

第七条　各归档部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施同步管理并纳入部门的工作内容。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入兼职档案员的职责范围。

第八条　档案馆要配备能熟练操作管理软件的人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。全校专、兼职档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。 

第三章电子文件收集、积累

第九条 学校各部门、各单位兼职档案员要负责把本单位在主要工作职能活动中产生的有查考利用价值的电子文件，需在计划规定的期限内定期制作文件备份，并用汉字标明文件名称及拷贝时间等，如果保密还要标明密级；凡在网络中予以归档的电子文件，要定期完成物理归档；采用物理归档的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第十条 电子文件的收集、积累 

　对用计算机起草形成的稿本经修改、签发后正式制作完毕的定稿，注明文件号，使其正式行使文件职能的电子文件进行收集、积累。此电子文件必须进行禁止写操作的技术处理，一律用PDF格式存储，以确保其真实性、有效性和可靠性。 

第十一条　收集、积累的电子文件类型

电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。对于用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则连同专用软件一并收集归档。

第四章 电子文件的归档

第十二条 电子文件归档范围 

学校电子文件的归档范围参照本校制定的纸质文件归档范围。此外，还应将各部门、各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等进行收集、积累归档。

第十三条 电子文件归档

电子文件的归档可分两步进行，对需要进行归档的电子文件先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。 

一、逻辑归档：具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位，可以直接向校档案馆实施逻辑归档，基本要求是： 

（一）电子文件归档操作由各部门、各单位兼职档案员完成，办理完毕的电子文件要注明存档日期及编号。 

（二）档案馆人员要会同各单位设定查询归档电子文件的权限。 

（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。 

（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。 

（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，如系统设备需更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。 

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。 

（七）各部门、各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。 

二、物理归档：兼职档案员要及时将应归档的电子文件光盘或软盘，向档案馆实施物理归档。基本要求是：

（一）兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。 

（二）兼职档案员应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件进行标注（文件题名、形成日期、编号等）。 

（三）兼职档案员对电子文件归档时，应以磁盘为单位填写《归档电子文件登记表》，与盘片一同交给档案馆。 

第十四条 电子文件鉴定 

各单位兼职档案员负责对归档的电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验，进行鉴定确定其密级，划定保管期限。

第五章电子文件归档时间及检验项目

第十五条　电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆移交，数据库文件可视情况按季度或年向档案馆进行移交归档。

第十六条档案馆接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下： 

1、 物理归档的电子文件载体有无划痕，是否清洁； 

2、 逻辑归档的电子文件是否进行了禁止写操作处理、归档鉴定是否准确，档案编号是否规范； 

3、 检查归档电子文件是否带有病毒，并核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； 

4、 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； 

5、 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 

凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《重庆师范大学归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆自存。 

第六章归档电子文件的整理

第十七条 归档电子文件的整理 

（一）学校档案馆需把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类存储。 

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。 

（三）电子文件的分类方案按本校制定的《重庆师范大学档案实体分类实施办法》编制实体分类号。 

（四）存放载体的编号方案为：年度号—存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。 

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。 

文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号—文件件号。 

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 

第七章电子档案保管、统计和利用

第十八条 学校档案馆要对接收的电子档案进行制作备份，一般以三套为宜。一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。 

第十九条 接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。 

第二十条　归档电子文件要采用专门的保护技术手段和保护设备。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。 

第二十一条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。 

第二十二条 磁性载体上凡归档的电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。 

第二十三条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第二十四条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项： 

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。 

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。 

第二十五条　电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期限的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁。 

　第二十六条　属于保密范围的归档电子档案，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 

　第二十七条档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。