| 重庆师范大学档案实体分类实施办法 一、编制目的 为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》的相关规定，结合我校档案工作实际，特制订本办法。 二、编制原则 1．我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2．在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。 3．类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4．类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 三、类目设置与主要内容 （一）一级类目的设置与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定十三个一级类目。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“XZ”。 一级类目名称、标识符号和主要内容如下： 1．党群类ＤＱ： 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 2．行政类ＸＺ： 主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。 3．学生类ＸＳ ：主要包括学校培养的各类学历教育学生个人档案（高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表 4．教学类ＪＸ： 主要包括教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料。 5．科研类ＫＹ： 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 6．产品生产类ＣＰ：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品。 7、基本建设类JJ：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 8．仪器设备类ＳＢ：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、验收、安装调试、使用、维修、申请报废等各个环节形成的文件材料。 9．出版物类ＣＢ：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版工作管理、出版活动中形成的文件材料。 10．外事类ＷＳ：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 11．财会类ＣＫ：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 12．声像类ＳX ：主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声像材料。 13．实物类ＳＷ： 主要包括省部级以上领导、名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品及非科研类奖状等实物。 （二）二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，各立档单位不得随意变动。 二级类目的标识，均采用“双位制”。如综合“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 四、类目划分与标识 （一）党群类 DQ ＤＱ 11党务综合（党总支、直属支部综合材料入此） ＤＱ 12纪检 （监察材料入此） ＤＱ 13组织 （党校材料入此） ＤＱ 14宣传教育（学生政治思想工作材料入此） ＤＱ 15统战 （民主党派材料入此） ＤＱ 16工会 （妇女工作材料入此） ＤＱ 17团委 （学生社团材料入此） （二）行政类 ＸＺ ＸＺ 11综合（发展规划、校区管理材料入此） ＸＺ 12人事 ＸＺ 13审计 ＸＺ 14武装保卫 ＸＺ 15总务 ＸＺ 16档案、图书、文博 ＸＺ 17离退休 ＸＺ 18网络与信息管理 （三）学生类X S (四)教学类 J X JX 11 综合 JX 12 学科与实验室建设 JX 13 招生 JX 14 学籍管理 JX 15课堂教学与教学实践 JX 16 学位 JX 17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此） JX 18 教 材 （五）科研类 KY KY 11 综 合 KY 12 科研项目 KY 13 专 利 KY 14 获奖证书 （六）产品生产类 CP CP 11综合 （七）基建类 JJ JJ 11 综合 JJ 12 项目工程、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、监理、竣工验收、基建财务与器材管理 （八）仪器设备类 SB SB 11综合 SB 12仪器设备项目 （九）出版物类 CB CB 11 综 合 CB 12 出版物项目 （十）外事类 WS WS 11 综 合 WS 12 出 国（境） WS 13 来 校 WS 14 国际合作与国际交流 WS 15 外国留学生工作 （十一）财会类 CK CK 11 综 合 CK 12 会计报表 CK 13 会计帐簿 CK 14 会计凭证 CK 15 工资清册 CK 16 其它 （十二）声像类 SX SX 12 照 片 SX 13 录音带 SX 14 录像片 SX 15 幻灯片 SX 16 磁 盘 SX 17 影视胶片 SX 18 缩微胶片 SX 19 光 盘 （十三）实物类 SW SW 11礼品 SW 12人物 SW 13藏品 SW 14奖品、证书 SW 15出版物 五、档号的编制方法 档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。 档号结构、标识和模式： 年度号 — 类目号 — 案卷号 ｜ ｜ ｜  ｜ ｜ ｜ 1～n（按最下位类目流水）
 ｜ ｜ 由一、二级类目标识符组成
 ｜ 年度号（四位阿拉伯数字组成）
例：2009年科研项目第36卷的档号为：2009 — KY12 — 36 说明1：所有一级类目档案，凡由若干文件组成的案卷档号应标识到文件级。 年度号—类目号—案卷号—件号 ｜ ｜ ｜ ｜  ｜ ｜ ｜｜1～n（流水号）
 ｜ ｜ ｜ 1～n（按最下位类目流水）
 ｜ ｜由一、二级类目标识符组成
 ｜年度号（四位阿拉伯数字组成）
例：2009年科研文件第2卷第5个文件档号为：2009 — KY11 — 2 — 5 说明2：一级类目档案的“年度号”按下列要求确定： 党群类和行政类用“自然年度”。 教学类：教学管理用“自然年度”，学籍用“入学年度”（级），其余用“教学年度”。 科研类：综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”。 产品类：综合类用“自然年度”，其余用“投产年度”。 基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”。 设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”。 出版类：综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”。 外事类：留学生用“入学年度”（级），其余用“自然年度”。 声像类、实物类：按档案进馆的“自然年度”。 |
